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Tassazione dei rimborsi per trasferte ai dipendenti.

La tassazione dei rimborsi per trasferte erogati a dipendenti e collaboratori.

A) Rimborsi tramite metodo forfettario.
   (Spese non documentate dal dipendente/collaboratore)

Le indennità erogate a dipendenti e collaboratori per spese di trasferta  al di fuori del territorio comunale ai sensi del disposto dell’articolo 51 del T.U.I.R. sono escluse dall’imponibile fiscale da tassare in busta paga:
  •   quando inferiori ad euro 46,50 giornaliere elevate ad euro 77,50 per le trasferte estere.
  •   se invece superiori sono tassate per l’eccedenza al pari del salario.
B) Rimborso analitico.
   (Spese documentate:  a piè di lista per viaggi/trasporti/vitto e alloggio)

In questo caso il rimborso erogato al dipendente/collaboratore non sarà tassato in busta paga, qualunque ne sia l’importo, purché tale spesa abbia idonea documentazione.
I rimborsi di altre spese non documentabili quali ad esempio i costi sostenuti dai dipendenti per l’utilizzo di apparecchi telefonici e simili, sono esclusi da imposizione per un importo giornaliero di euro 15,49 elevato a 25,82 euro in caso di trasferte all’estero.

C) Rimborso misto.
Tale fattispecie si configura quando il datore di lavoro corrisponde l’indennità forfetaria di cui alla lettera A) unitamente al rimborso analitico o a piè di lista di cui alla lettera B):
  •  In tal caso i limiti di esenzione giornaliera di cui alla lettera A) vanno ridotti di 1/3 quando sono compresi nei rimborsi per spese di vitto e/o alloggio a piè di lista.
  • Gli stessi limiti sono ridotti invece di 2/3 nel caso in cui il vitto e alloggio sia pagato direttamente dall’azienda.
L’impresa è tenuta a stabilire la scelta del metodo di rimborso da applicare per l’intera trasferta (come chiarito dall’Agenzia delle Entrate) e  non potrà utilizzare sistemi diversi per la  stessa trasferta.

 Il dipendente per essere rimborsato dei costi sostenuti in occasione delle trasferte  effettuate per conto dell’azienda dovrà presentare:
  • apposita nota, solitamente su modulo ricevuto dall’azienda, a cui allegare la documentazione fiscale  che  dimostra le spese sostenute nei giorni in cui è stato in  missione quali ricevute fiscali, fatture, scontrini -con data visibile-,  ricevute servizio taxi, ed altre spese documentabili. (Questo indipendentemente se saranno tassate o meno in busta).

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D) Deducibilità fiscale per l’azienda.
D.1. Deducibilità ai fini IRPEF/IRES.
Sul versante dell’Impresa, invece, ai fini della verifica della deducibilità fiscale di tali rimborsi erogati al dipendente/collaboratore ai fini IRPEF/IRES  occorre analizzare le modalità tecniche e pratiche  con cui tali rimborsi sono stati effettuati:
  • Le somme rimborsate ai dipendenti mediante metodo analitico (a piè di lista) sono deducibili (IRPEF/IRES) fino al limite giornaliero di euro 180,76 per le trasferte in Italia ed euro 258,23 per le trasferte all’estero.
  • Le somme rimborsate con metodo forfetario o misto, di contro, non hanno nessun limite di deduzione dal reddito imponibile dell’impresa.
Il rimborso chilometrico per l’utilizzo della propria auto da parte del dipendente è deducibile nella quota non superiore al valore stabilito dalle tariffe dell’ACI relative ad autoveicoli con potenza non superiore a 17 cavalli fiscali per auto a benzina e a 20 cavalli per le auto con alimentazione diesel.

D.2. IRAP deducibilità. 

Ai fini della TASSAZIONE dei rimborsi per trasferta ai IRAP si precisa che sono valide le stesse regole del Tuir precedentemente indicate con la puntualizzazione che:
  • non è deducibile l’indennità forfetaria di trasferta;
  • non è deducibile l’indennità chilometrica (tariffa ACI).
In conclusione, visto che la normativa oggetto della presente guida causa non facili problemi di applicazione pratica, è consigliabile predisporre un quadro sinottico delle varie casistiche di imponibilità per il dipendente e deducibilità per l’impresa e  prevedere nella contabilità aziendale <> dove far confluire tali spese in riferimento alla loro deducibilità o indeducibilità sia ai fini IRPEF/IRES che ai fini IRAP. Ciò permetterà in maniera abbastanza agevole per le eccedenze indeducibili di effettuare le riprese in aumento in occasione della dichiarazione dei redditi.

Inoltre ai fini della compilazione mensile delle buste paga consentirà di comunicare al consulente del lavoro per ogni dipendente l’importo dei rimborsi erogati  non  soggetti a tassazione e le eccedenze di importo (rispetto ai limiti di esenzione) da sottoporre a tassazione ordinaria al pari del salario.
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